Hur vi arbetar med förfrågningar

Vi får många frågor om vårt arbete med förfrågningar, och den vanligaste är: “När får jag svar?” Det är också den svåraste frågan att svara på, eftersom det är så många faktorer som spelar in. Den viktigaste är när på året – både när förfrågan skickades in och när resan är tänkt att gå. 

Högsäsong och biljettsläpp

Vi har en sju månader lång högsäsong som sträcker sig från mitten av januari till mitten av augusti, då det konstant strömmar in förfrågningar till resor både någon vecka framåt och sex månader senare. Självklart måste vi då prioritera i vilken ordning vi tar oss an förfrågningarna. Under högsäsongen arbetar vi till exempel endast i undantagsfall med höstens resor.

De olika tågbolagen i Europa släpper sina biljetter olika långt i förväg, och en tidigt inskickad förfrågan kan ofta inte vara möjlig att hantera eftersom vi inte förhandssäljer biljetter. Den enda gemensamma fasta tidpunkten på det europeiska järnvägsåret är det stora tidtabellsskiftet som brukar inträffa andra helgen i december. Inför det krymper bokningshorisonten även för de tågbolag som lägger ut biljetter till försäljning långt i förväg.

Vår arbetsgång

Du gör din förfrågan och skrivs in på ärendelistan

När du har skickat din förfrågan genom formuläret kommer den som ett mejl till oss. Vi läser igenom förfrågan och skickar dig ett bekräftelsemejl på att det är mottaget. Det är alltså inte ett automatsvar, någon av oss har läst din förfrågan!

Den som skickar dig bekräftelsemejlet lägger också in dig på vår ärendelista, som är sorterad dels efter när förfrågan kom in, dels efter datum för avfärd.

Ibland kan du få svar direkt, särskilt om det är lågsäsong och du ska åka snart. Men vanligast är att det är väntetid.

En av våra resesäljare tar sig an din förfrågan

Våra resesäljare har oftast ett tiotal eller fler ärenden på gång samtidigt. När en resesäljare har avslutat ett ärende så det finns utrymme att ta ett nytt, går hen till ärendelistan och hittar den förfrågan som är högst prioriterad utifrån det datum den kom in och när avfärd ska ske.

Det är i det här skedet du får ett mejl från oss, ofta med frågan om förfrågan fortfarande är aktuell, och information om att vi kommer att ta ut grundavgift om vi ska gå vidare (gäller förfrågningar inkomna fr.o.m. 1 februari 2025). Det är bra om du inte dröjer med svaret. Om det inte är aktuellt längre att ta hjälp av oss, uppskattar vi att du svarar på mejlet och berättar det. 

I det här läget kommer det att gå fort, så länge biljetter är släppta till alla sträckor. Därför ber vi dig att inte lägga förfrågningar om du inte är beredd att ta ett beslut. (Det går förstås bra att fundera och ändra sig!)

När vi påbörjat ärendet behöver du bevaka mejlen för snabb hantering. Vi arbetar främst per mejl och nästan uteslutande på kontorstid måndag–fredag, och allt blir enklare både för dig och för oss om du har koll på konversationen under någon dag eller två.

Vi ger dig ett förslag och du tycker till

Utifrån utgångspunkter och önskemål i din förfrågan letar din resesäljare upp de ingående sträckorna i din resa. Det finns ingen “knapp” för t.ex. Göteborg–Malaga som gör att alla sträckor rasslar fram, utan varje sträcka måste sökas upp var för sig, för varje datum och tid. Det är därför som vi förbehåller oss rätten att inte ge flera alternativa, kompletta reseförslag. Där det går preliminärbokar vi samtidigt sträckorna, så vi har så exakt pris som möjligt att ge dig.

Din resesäljare skickar dig så ett förslag på resplan, så långt det går med en prisuppskattning. Du har då möjlighet att i lugn och ro titta igenom ditt förslag, men tänker du länge kanske det inte längre går att få fram exakt den resan. Preliminärbokningar kan generellt hållas mellan 2 och 4 dagar, beroende på vilket system vi använder för en specifik sträcka, och mycket går inte att preliminärboka alls.

Det tillkommer inga extra avgifter för att du ändrar i din resa i det här stadiet, men det är enklare för både dig och oss om du inte gör för stora ändringar upprepade gånger.  

Dags att ta betalt, skicka biljetterna och avsluta ärendet

När du tackat ja till förslaget tar din reseförsäljare betalt för din resa. Om inte alla sträckor går att få fram på en gång bevakar vi dem åt dig – vi tar aldrig betalt för biljetter som inte går att sälja än – och kontaktar dig när de släpps.

Allt fler biljetter skickas med e-post, och du får dem oftast direkt i din inkorg men ibland vidarebefordrar vi dem i ett av våra mejl. Vissa biljetter går enbart att säljas som pappersbiljetter, och dem skickar vi till dig med rekommenderat brev.

Oavsett hur biljetterna har skickats, ber vi dig att så snart som möjligt gå igenom de biljetter som du har fått, både på post och per mejl, och titta på att allt stämmer.